Cómo firmar un contrato de trabajo a distancia

Guía actualizada · octubre de 2026 · lectura de 6 minutos

Incorporar a alguien que trabaja desde otra ciudad, o a toda una plantilla en teletrabajo, no debería implicar mensajería ni «imprímelo, fírmalo y escanéalo». Esta guía explica qué documentos puedes firmar electrónicamente, qué validez tienen y cómo enviarlos para que se firmen hoy.

Validez de la firma electrónica en el ámbito laboral

El Estatuto de los Trabajadores permite el contrato verbal o escrito y exige forma escrita en muchos casos (contratos temporales, a tiempo parcial, formativos, de trabajo a distancia…). «Escrito» incluye el documento electrónico firmado, con el respaldo del reglamento eIDAS y de la Ley 6/2020. La empresa comunica el contrato al SEPE por Contrat@ con su propio certificado; eso es independiente de cómo firme el trabajador. Los tribunales admiten con normalidad firmas electrónicas en contratos, finiquitos y comunicaciones, valorando las evidencias de que el trabajador recibió y aceptó el documento: de ahí la importancia del certificado de firma y de enviarlo a su correo o teléfono personal.

Qué documentos puedes firmar a distancia

• Contrato de trabajo y sus anexos (cláusulas de confidencialidad, no competencia, exclusividad).
• Acuerdo de trabajo a distancia o teletrabajo.
• Entrega de equipos y política de uso de medios tecnológicos.
• Información y consentimientos de protección de datos.
• Recibí de información de prevención de riesgos laborales y de formación.
• Nóminas, recibos y finiquitos.
• Comunicaciones de modificación de condiciones, vacaciones, amonestaciones.

Cómo enviar el contrato a firmar

1. Genera el contrato en PDF desde tu programa de nóminas o desde Word (Archivo → Guardar como → PDF).
2. Súbelo con «Enviar para que lo firmen» junto con el resto de documentos de incorporación: todos en un solo enlace.
3. Marca los huecos de firma del trabajador en cada documento, y los tuyos como propios para firmar en el momento.
4. Activa el certificado y escribe tu nombre y el correo del trabajador.
5. Envía el enlace por correo o WhatsApp. El trabajador firma desde el móvil, uno tras otro, con la barra de progreso.
6. Descarga y archiva los PDF firmados desde tu panel o el enlace de seguimiento.

El acuerdo de teletrabajo

La Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige un acuerdo por escrito antes de empezar, con un contenido mínimo: inventario de medios y equipos, gastos y su compensación, horario y reglas de disponibilidad, porcentaje de trabajo presencial y a distancia, centro de trabajo de adscripción, lugar de trabajo a distancia elegido, plazos de preaviso para la reversibilidad, medios de control empresarial, instrucciones de protección de datos y seguridad de la información, y duración del acuerdo. Es un documento que se firma a distancia por definición: envíalo junto con el contrato.

Consejos para RR. HH.

• Envía siempre al correo o teléfono personal del trabajador antes de que tenga acceso al corporativo: refuerza la prueba de recepción.
• Usa el certificado de firma en todo documento con efectos jurídicos (contrato, finiquito, modificación de condiciones).
• Agrupa la documentación de incorporación en un solo envío: menos enlaces, menos olvidos.
• Si envías muchos documentos al mes, el plan Pro añade recordatorios, logo propio y doce meses de almacenamiento.
• Para plantillas numerosas con verificación de identidad o integraciones, valora una solución de firma avanzada.

Preguntas frecuentes